133、“总结”、“计划”等文件，可不可以直接使用标准的文件格式直接向外行文？

【解答】  不可以。“总结”、“计划”等属于非正式文种。非正式文种行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种来做它的载体，载运着它行文，大家通常管这个载体叫“文件头”。“文件头”大都用“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。

假若非正式文种行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿着非正式文种当正式文种使用的错误，如例文： 

（一）

××市煤炭管理局文件

×发〔2004〕21号

2004年上半年工作总结

××省煤炭管理局：

……（正文略）

××市煤炭管理局（盖章）

二OO四年七月七日

（二）

中共××县委文件

×发〔2004〕21号

                                       ★

2004年工作计划

县直各单位党组织：

……（正文略）

中共××县委员会（盖章）

2003年12月28日

上述两例做法都是不妥的。

正确的方法应当是这样的：

例一：

××市煤炭管理局文件

×发〔2004〕21号

关于报送2004年上半年工作总结的报告

××省煤炭管理局：

现将我局《2004年上半年工作总结》送上，请审示。

××市煤炭管理局（盖章）

二OO四年七月七日

    这就是报送总结的“文件头”。其后附有2004年上半年工作总结。这里作为附件上报的总结，其格式只有标题、正文、落款与日期。