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37、怎样解释“‘函’是惟一的平行文”的说法？

中国公文写作研究会出版的许多书籍都说“函”是惟一的平行文，还有“函代请示”、“函代通知”等说法，这些讲法科学吗？

【解答】 在党政公文主要文种中，“函”是惟一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种，虽然它也可用于平行或上报与下发，其本质是个平行文。

“函”虽然在一些特殊情况下（如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策、规定和工作中遇到界限不明确的问题等），也应用于上下级组织之间，但这种“函”只是一个外壳，并不是事情的本质，它的实质是“函代请示”与“函代通知”（这是外壳与内在实质相统一的叫法）。秘书工作的实际是纷繁复杂的，不可死抠一些条文机械地加以理解。我们设想，假若不允许“函代请示”、“函代通知”这种形式出现，那么下级用什么文种向上级咨询常规性的事宜，难道要用只有请求批准与指示的文种“请示”吗？假若不允许“函代通知”的使用，那上级答复下级的询问要用具有指挥功能的“通知”吗？我们不能也没有必要“超前”于党的机关公文《条例》和“超越”行政机关公文工作的大量实际去轻易否定它，也就是说我们不能把这种“代用”与“实质”相提并论，导致不应有的混乱。

至于在公文文种中，有时“意见”与“周知性通知”也适用了平级机关之间，由于它们还分别可以上行、下行或下行，而且这种上行、下行是纯粹的，所以它们分别属于中性行文或下行文，与“函”不一样。

38、不存在隶属关系的单位相互行文可以用“请示”吗？

××市人民警察学校（正处级单位）拟为在校学生开办机动车驾驶员培训班，需要向车辆管理所（正科级）行文，将标题拟为《关于开办机动车驾驶员培训班的请示》，其文种使用是否规范？

【解答】 不规范。因为它不符合正常的行文关系。按照公文处理法规的规定，“请示”是下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的一种公文，其发文与受文单位之间必须具有直接的隶属关系。就此例而言，××市人民警察学校系一正处级单位，级别较高；而市车辆管理所是一正科级单位，级别较低。二者之间不但级别不对等，而且不存在任何隶属关系。因此使用上行文的“请示”是不正确的，应改用平行文的“函”方为妥当。根据公文处理法规的规定，“函”适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准或答复审批事项，可见，××市人民警察学校应用“函”来向市车辆管理所行文。

在实践中，“请示”与“函”文种混用的现象较为普遍。之所以出现类似的问题，既有发文单位本身的原因，认为是有求于人即应“低人一等”，也有受文单位的原因，认为自己手中握有某种权力即可“高人一筹”，以上级自居。这些做法都是不正确的，不利于公文处理工作的规范化。