【解答】 主要应当注意以下几个问题：

（1）文种名称的确定与使用，应当严格按照《条例》和新《办法》的统一规定办事，不可乱起名称。比如，不能放着“通告”这个名称不用，偏偏捡来一个“告示”来充当“通告”。“请示”就是“请示”，“意见”就是“意见”，“报告”就是“报告”，何苦非要将他们硬行扯在一起，以致于拼凑创造出诸如“请示+报告”的“请示报告”或“意见+报告”的“意见报告”呢！

（2）对文种的使用，要严格依据制文机关的权限，切不可“不懂会规，乱抄旗杆”。以“公告”为例，新《办法》规定它适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。从这个简短的涵义上，我们已经体会到了它的份量。它的适用范围是“国内外”，适用的内容是宣布两种事项，一是重要的，二是法定的。由此我们不难理解，它的使用者不可能是一些部门（如地方上的金融、工商、税务、文教、物价、房管等管理部门），也不可能是一些基层机关和企事业单位。而目前滥用“公告”的现象可以说已经到了比比皆是的地步。一些地方部门和基层机关发布有关方面应当遵守或者周知事项时，放着“通告”不用，非抢“公告”不可。更有甚者，一些人把“公告”与“广告”混为一谈，在各种新闻媒介中竞出现诸如“开业公告”、“迁址公告”、“电话变更公告”、“致歉公告”、“展销公告”、“停业公告”、“招生公告”、“招聘公告”、“房屋清盘公告”、“彩电联手降价公告”、“拍卖公告”（到目前只尚缺“新婚公告”、“离婚公告”、“征婚公告”）等。上述做法，实际是一种越权、侵权行为，理应加以纠正。

（3）不要把“函”遗忘，偏爱“请示”。《条例》和新《办法》中进一步明确规定：“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这种文种。切不可因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等），不问是否有无隶属关系，一律要对方写出“请示”，然后自己对其也以“批复”相待之。这与《条例》、新《办法》的规定是格格不入的，要知文种本身体现着严格的政治权限。

（4）要全面理解“意见”这个文种的双重作用。“意见”这个文种对我们广大公文工作者来讲并不陌生。虽然过去“意见”从未列为行政公文的主要种类，但它是党的机关公文中的一个主要文种，而且大家也一直在用。人们对它的使用，过去主要是向上级机关反映自己管辖范围内有关工作的意见，要求上级加以支持或批转，现在，“意见”也可用于向下级机关指导工作，即对重要问题提出见解和处理办法，要求下级贯彻办理。